Comment j’utilise Asana pour Organiser mes projets clients
Une bonne organisation dans votre entreprise est une étape incontournable pour vous permettre d’évoluer et de grandir en toute sérénité. Des outils qui vous permettront de rester organiser, y’en a plein ! Le mieux quand même, c’est de choisir une plateforme où on est à l’aise et avec laquelle c’est un plaisir de travailler sur le long terme.
Pour ma part, je suis tombé sous le charme de Asana. C’est de très loin mon outil favoris pour me permettre de garder une organisation au poil dans mon business (mais aussi dans ma vie perso _ Oui je suis taré et je l’admet !).
C’est avec Asana que j’ai pu trouver l’organisation qui me convenait vraiment pour gérer mes projets clients tout en créant une expérience client 5 étoiles.
Dans cet article, je vais partager avec vous comment j'utilise cet outil pour structurer mes projets, améliorer la collaboration client, et gagner en efficacité dans mon processus de travail.
.1 Création d'un espace de travail dédié
Avant de commencer à utiliser Asana pour mes projets clients, j'ai créé des espaces de travail spécifiques pour chacune des facettes de mon activité professionnelle. Ça me permet de garder une séparation claire entre mes projets clients et l’organisation quotidienne de mon entreprise.
J’ai aussi mis en place un système de template selon le type de projet sur lequel je vais collaborer avec mon client (Identité visuelle, Site internet ou Stratégie de Marque). Du coup, à chaque nouvelle collaboration client, je vais pouvoir ainsi mettre en place un espace de travail dédié à ce projet spécifique en quelques clics seulement (vive la magie du copier coller !).
Ces espaces dédiés sont une véritable mine d’or qui me permettent entre autres de garder une vue d'ensemble sur l’évolution de tous mes projets en cours.
.2 Utilisation de listes de tâches pour chaque projet
Dans chaque projet client, j'utilise des listes de sections et de tâches pour décomposer le travail que j’ai à éffetuer pour réaliser le projet de mon client en étapes claires et concises. Cela me permet de visualiser le flux de travail du début à la fin du projet et d'identifier facilement les prochaines actions à entreprendre.
J'inclus également des dates d'échéance pour chacune des tâches que j’ai à faire afin de suivre les délais et de m'assurer que tout est livré à temps.
.3 Collaboration transparente avec les clients
Asana me permet d'inviter mes clients à rejoindre le projet en tant que membres invités. Cela favorise une communication transparente et permet à mes clients de suivre l'avancement du projet en temps réel.
Je peux ainsi leur demander de réaliser certaines tâches dans le process créatif comme par exemple : m’envoyer leur feedbacks ou planifier un rendez-vous pour une présentation vidéo. Ils peuvent aussi ajouter des commentaires ou poser des questions, ce qui facilite vraiment la collaboration et évite les allers-retours par e-mail.
.4 Suivi des discussions et des fichiers
Une fonctionnalité puissante d'Asana est la possibilité de créer des discussions sur des tâches spécifiques ou sur l'ensemble du projet.
L’avantage certain c’est de pouvoir dire au revoir aux email et aux messages perdus. J'utilise cette fonctionnalité pour clarifier les besoins du client, discuter des idées de design et prendre des décisions importantes en équipe.
De plus, je peux télécharger des fichiers directement dans Asana, ce qui rend le partage de maquettes et d'autres documents encore plus facile, sans parler du fait que tous nos fichiers sont rangés dans un seul endroit, ce qui est, en terme d’organisation, un paradis sur terre !
.5 Intégration avec d'autres outils
Asana s'intègre à d'autres applications et outils que j'utilise quotidiennement. Par exemple, je peux créer des tâches directement à partir de mes e-mails, planifier des événements dans mon calendrier et synchroniser mes projets avec des tableaux de bord pour suivre l'avancement global de mes activités.
Grâce à Asana, j'ai réussi à améliorer considérablement l'organisation de mes projets ainsi que mon expérience clients . La clarté que cet outil apporte à mon processus de travail me permet de rester concentré sur la création d'un travail de haute qualité pour mes clients tout en offrant une expérience fluide, collaborative et très agréable.
Si vous êtes, comme moi graphiste brand designer, à la recherche d'un moyen efficace d'organiser vos projets et d'améliorer votre collaboration client, je vous le recommande vivement ! Vous m’en direz des nouvelles !
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